ONLYOFFICE DocSpace: collaborazione potenziata con la nuova versione

In un'epoca in cui la collaborazione è il motore trainante del successo aziendale, la ricerca di strumenti che semplifichino la gestione documentale e migliorino l'efficienza del team è più importante che mai. Tra le soluzioni all'avanguardia spicca ONLYOFFICE DocSpace, una piattaforma completa che va oltre la mera creazione e modifica di documenti. In questo articolo, ci immergeremo a fondo in alcune delle potenti opzioni di ottimizzazione della collaborazione offerte da questa validissima suite, andando ad approfondire l'integrazione dell'IA. Introdurremo, inoltre, la nuova versione ONLYOFFICE DocSpace 2.0, analizzandone le potenti funzionalità ed i miglioramenti che rendono questo software un alleato strategico per ottimizzare il flusso di lavoro e migliorare la produttività aziendale nell'era digitale.

Panoramica introduttiva su ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace non è semplicemente un software per la creazione di documenti, o una piattaforma all'avanguardia per la gestione documentale avanzata e la collaborazione in team. È un vero e proprio ecosistema dinamico progettato per rivoluzionare la tua esperienza di collaborazione aziendale. Con una suite di strumenti avanzati, DocSpace si propone di superare le aspettative, offrendo non solo una piattaforma per la gestione documentale, ma un ambiente interattivo che connette in modo sinergico i membri del team.

ONLYOFFICE DocSpace e l'Intelligenza Artificiale

Negli ultimi anni, l'Intelligenza Artificiale (IA) ha rivoluzionato molti aspetti della nostra vita quotidiana, come il modo di lavorare, il modo di studiare e il modo di gestire alcuni hobbies. Questo nuovo fenomeno digitale è uno dei concetti più affascinanti e rivoluzionari del nostro tempo. L'Intelligenza Artificiale ha rapidamente guadagnato terreno in una vasta gamma di settori, trasformando la nostra vita in modi che solo pochi anni fa sembravano appartenere al mondo della fantascienza. Mentre il termine "Intelligenza Artificiale" può evocare immagini di robot futuristici e intelligenze sovrumane, la realtà è che l'IA ha già dimostrato il suo impatto in molteplici applicazioni quotidiane, dai motori di ricerca che usiamo quotidianamente ai dispositivi di assistenza virtuale nei nostri smartphone. L'IA è stata anche applicata con successo in una vasta gamma di settori, dall'assistenza sanitaria alla finanza, al lavoro digitale generando codice di software e immagini interattive, avendo anche un impatto significativo sulle applicazioni di produttività e collaborazione. Vediamo ora come ONLYOFFICE DocSpace, una suite di produttività basata su cloud, ha integrato l'IA per migliorare ulteriormente le sue funzionalità e come questa integrazione sta cambiando il modo in cui le aziende e le organizzazioni collaborano e gestiscono i propri documenti. ONLYOFFICE ha implementato l'IA in diversi aspetti della suite per migliorare l'efficienza e la produttività degli utenti. Il binomio che si è venuto a creare tra ONLYOFFICE DocSpace e ChatGPT combina una potente suite da ufficio con i più moderni e avanzati strumenti IA, ottenendo un tool veramente potente, donando una marcia in più al lavoro di produzione manageriale.

Come integrare l'Intelligenza Artificiale in ONLYOFFICE DocSpace

Per integrare il servizio di IA in ONLYOFFICE DocSpace è necessario installare un plugin basato sull'Intelligenza Artificiale chiamato ChatGPT sviluppato da OpenAI. Usandolo, puoi ottenere risposte precise alle tue domande, trovare rapidamente informazioni, generare testi e persino creare il tuo codice direttamente negli editor di ONLYOFFICE. Per installare il plugin basta semplicemente utilizzare il Plugin Manager integrato direttamente negli editor con un clic. Per prima cosa, entriamo in DocSpace con il nostro account, una volta entrati nella dashboard clicchiamo sul pulsante a sinistra My documents (vedi Figura 1).

Figura 1

Si attiverà il pulsante Actions, premendolo andremo ad aprire un menu a tendina. In seguito, premiamo la voce Document (Figura 2) per creare un nuovo documento. Apparirà una finestra che ci chiederà di dare un nome al documento. Una volta assegnato il nome verremo portati all'interno dell'editor di testi.

Figura 2

Adesso, possiamo installare il plugin di ChatGPT tramite il Plugin Manager integrato nel sistema. Selezioniamo la voce plugin nel menu. Si aprirà una scheda con varie voci, clicchiamo la prima, quella che identifica il Plugin Manager.

Figura 3

Una volta premuto il bottone Plugin Manager, apparirà la finestra del Plugin Manager (Figura 4). Andiamo nella barra di ricerca e digitiamo ChatGPT.

Figura 4

Ci verrà restituito il link al plugin del chatbot pronto per essere installato (Figura 5). Clicchiamo il bottone Install, ed ecco che in automatico il plugin verrà installato e in pochi secondi saremo pronti ad usarlo.

Figura 5

L'integrazione dell'IA in ONLYOFFICE rappresenta una svolta significativa nel modo in cui le aziende e le organizzazioni gestiscono la loro produttività e collaborazione. La suite offre una serie di strumenti potenti che aiutano gli utenti a lavorare in modo più efficiente, producendo documenti di alta qualità e semplificando la comunicazione internazionale. Con l'IA al centro di ONLYOFFICE il futuro della produttività e della collaborazione sembra promettente, offrendo sempre più modi innovativi per migliorare l'efficienza e la qualità del lavoro.

Sistemi di storage

ONLYOFFICE DocSpace è una piattaforma completa di gestione documenti che offre un ambiente di collaborazione online. Uno degli elementi chiave di questa piattaforma è la sua flessibilità nell'integrarsi con diversi sistemi di storage, consentendo alle aziende di utilizzare la soluzione più adatta alle proprie esigenze. L'integrazione con sistemi di storage affidabili consente di implementare politiche di sicurezza avanzate per proteggere le informazioni sensibili. I principali sistemi di storage supportati sono ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud e OwnCloud. ONLYOFFICE Workspace è il sistema di storage nativo di ONLYOFFICE, progettato per lavorare in sinergia con le altre applicazioni dell'ecosistema. Consente di archiviare, organizzare e condividere documenti in modo sicuro, offrendo funzionalità avanzate di gestione dei documenti. ONLYOFFICE DocSpace può essere facilmente integrato con Nextcloud, un sistema di storage basato su cloud. Questa integrazione offre un'esperienza senza soluzione di continuità, consentendo agli utenti di collaborare su documenti direttamente da Nextcloud. OwnCloud è un altro sistema di storage basato su cloud che può essere integrato con ONLYOFFICE DocSpace. Questa integrazione consente di sfruttare le potenzialità avanzate di ONLYOFFICE nella gestione dei documenti all'interno dell'ambiente OwnCloud.

Sistemi di self-hosting

La gestione dei documenti è diventata cruciale per il successo delle aziende, e sempre più organizzazioni stanno optando per soluzioni self-hosted per avere il controllo completo sulla loro infrastruttura. ONLYOFFICE DocSpace si distingue come una soluzione di gestione documenti avanzata che offre opzioni self-hosted per soddisfare le esigenze di sicurezza e personalizzazione delle aziende. ONLYOFFICE DocSpace offre infatti una modalità self-hosted, che consente alle aziende di installare e gestire la piattaforma direttamente sui propri server. Questo approccio permette di avere il controllo totale che le aziende mantengono sui propri dati e sulla sicurezza, aspetto particolarmente cruciale per le organizzazioni che gestiscono informazioni sensibili e che richiedono un elevato grado di sicurezza. Un altro aspetto interessante è la personalizzazione avanzata che corrisponde alla modalità self-hosted e che permette alle aziende di personalizzare l'installazione di ONLYOFFICE DocSpace per soddisfare le loro esigenze specifiche. Dalla personalizzazione dell'interfaccia utente alle integrazioni con altri sistemi aziendali, le possibilità sono ampie. L'hosting interno di ONLYOFFICE DocSpace consente l'implementazione di politiche di sicurezza personalizzate, garantendo la massima protezione dei dati. ONLYOFFICE DocSpace self-hosted offre maggiore flessibilità nella gestione della conformità normativa, consentendo alle aziende di adattarsi facilmente ai requisiti specifici del settore. L'hosting interno semplifica l'integrazione di ONLYOFFICE DocSpace con altri sistemi aziendali. Questo può includere integrazioni con sistemi di autenticazione centralizzati, soluzioni di gestione delle identità e altro ancora. Offrendo sicurezza avanzata, personalizzazione flessibile e integrazione senza sforzo, questa opzione consente alle aziende di plasmare la piattaforma secondo le loro esigenze uniche.

E' stato rilasciato ONLYOFFICE DocSpace 2.0

ONLYOFFICE DocSpace consente agli utenti di lavorare simultaneamente sugli stessi documenti, migliorando l'efficienza e riducendo i tempi di revisione. Il 4 dicembre 2023 è stato rilasciato ONLYOFFICE DocSpace 2.0. L'aggiornamento ONLYOFFICE DocSpace include tante nuove utili funzionalità e molteplici miglioramenti per tutta la piattaforma, rivelandosi così uno strumento essenziale per ottimizzare la collaborazione e la gestione dei documenti nell'era digitale. Ecco le principali integrazioni e funzionalità aggiuntive di ONLYOFFICE DocSpace 2.0 che consentono di portare la gestione dei documenti a un livello superiore.

Stanze pubbliche: scopri il nuovo tipo di stanza che semplifica notevolmente il lavoro sui documenti con terze parti. Nelle stanze pubbliche è possibile invitare gli utenti tramite collegamenti esterni per consentire loro di visualizzare i file senza registrazione. Dove trovarlo: Nuova stanza -> Stanza pubblica Se necessario, puoi generare più collegamenti esterni con parametri diversi per impostare vari permessi di accesso. Per proteggere i file in una stanza pubblica, applica la protezione tramite password e limita la copia del contenuto dei file, il download e la stampa dei file. Inoltre, puoi incorporare stanze pubbliche in qualsiasi interfaccia web tramite Strumenti per sviluppatori -> JavaScript SDK utilizzando le impostazioni di incorporamento corrispondenti. In questo modo, gli utenti del tuo sito web o servizio possono accedere ai file della stanza direttamente dal frontend web.

Figura 6

Nuove funzionalità per la gestione delle stanze: crea una stanza basata sui file e sulle cartelle della sezione "I miei documenti". Se viene selezionata una sola cartella, il suo contenuto viene copiato nella stanza creata.
Riassegnazione dei dati: d'ora in poi potrai riassegnare stanze e file archiviati nelle stanze che appartengono agli utenti disabilitati. I dati vengono riassegnati all'amministratore che sta eseguendo l'operazione oppure è anche possibile selezionare manualmente un altro utente per la riassegnazione. Puoi scegliere se eliminare o meno un utente durante la riassegnazione dei dati. Se elimini un utente e riassegni i suoi dati, i file personali verranno eliminati. È possibile interrompere il processo di riassegnazione già avviato, cliccando sul pulsante corrispondente. Dove trovarlo: Account -> Menu contestuale del Profilo -> Riassegna dati
Plugin per funzionalità extra: l'ultimo aggiornamento porta i plugin di sistema integrati che consentono di estendere la funzionalità di DocSpace. Tali plugin possono essere abilitati dal proprietario e dagli amministratori di DocSpace tramite le impostazioni di integrazione. Una volta abilitati, i plugin sono disponibili per tutti gli utenti. Inoltre, è possibile creare e collegare i propri plugin. Nella versione attuale ci sono tre plugin di sistema: PDF Converter per convertire documenti di testo, fogli di calcolo, diapositive e moduli digitali in PDF, draw.io per creare, modificare e inserire diagrammi dall'aspetto professionale, Speech-to-text (riconoscimento vocale) per convertire la voce da file audio e video in testo.
Pagina del profilo ridisegnata: per rendere più intuitiva la navigazione all'interno dei profili utente, abbiamo organizzato tutte le impostazioni personali in quattro schede:
- Login - per monitorare le sessioni attive e disconnettersi se necessario
- Notifiche - per abilitare/disabilitare le notifiche
- Gestione file - queste impostazioni vengono spostate qui dal pannello di sinistra (vedi lo screenshot qui sotto)
- Tema dell'interfaccia - per scegliere il tema Chiaro, Scuro o di sistema
Miglioramenti per l'utilizzo dei moduli: la galleria di moduli integrata che ti offre un rapido accesso ai modelli di moduli pronti all'uso, offre una navigazione più comoda grazie al filtro aggiunto (per categoria, lingua e nome) e all'ordinamento (per nome e data dell'ultima modifica). Inoltre, ora puoi inviare i modelli creati alla Galleria dei moduli e ottenere un premio. Nota: ogni modulo inviato viene moderato dal nostro team. Dove trovarlo: menu contestuale del file modulo -> Galleria dei moduli
Più tasti di scelta rapida: le scorciatoie da tastiera appena aggiunte saranno una buona implementazione all'elenco di quelle esistenti. Tra i nuovi tasti di scelta rapida per le operazioni sui file ci sono:
- Copia: Ctrl+c
- Copia dal OS: Ctrl+c
- Taglia: Ctrl+x
- Incolla: Ctrl+v
Nuovi tasti di scelta rapida per Media Viewer:
- Ingrandisci: =/+
- Rimpicciolisci: –
Aggiornamenti multipli per elementi e layout dell'interfaccia: per un'esperienza utente più confortevole, abbiamo implementato i seguenti miglioramenti:
- miniature dei video (quando si passa alla visualizzazione delle miniature)
- nuovo selettore per le finestre di dialogo Sposta in, Copia in, Ripristina tutto, Seleziona file
- navigazione a 2 livelli
- visualizzazione mobile per le pagine delle impostazioni Aspetto, Branding, SSO e SDK Javascript
Aggiornamenti dello stack tecnologico: per ONLYOFFICE DocSpace, utilizziamo componenti e motori aggiornati, tra cui .NET Core e l'ultima versione di .NET per il lato server, quindi un backend affidabile, e React per il lato client per garantire un aspetto moderno e facilità d'uso per i dispositivi mobili. Nella versione 2.0, abbiamo aggiornato lo stack tecnologico per garantire un lavoro ulteriormente affidabile:
- React v18 e relativo aggiornamento delle librerie client
- supporto per OpenSearch e l'ultima versione di Elasticsearch
- Storybook aggiornato e descrizioni dei componenti
- e altro ancora
Strumenti e integrazione per sviluppatori: Plugin. Oltre ad attivare i plugin di sistema, ora è possibile creare e aggiungere i propri plugin a DocSpace utilizzando l'SDK dei plugin e gli esempi di codice disponibili. Webhook. Esegui azioni personalizzate su qualsiasi applicazione o sito Web che stai utilizzando in base a vari eventi in DocSpace. Connessione del server documenti. DocSpace self-hosted ora presenta una nuova sezione nelle impostazioni di integrazione in cui puoi connetterti facilmente a ONLYOFFICE Docs: sarà utile per coloro che hanno installato un Document Server autonomo e devono integrarlo con il proprio DocSpace.
Aree cloud pubbliche: il dominio .com di ONLYOFFICE DocSpace Cloud ora comprende due regioni. Insieme all'Oregon, viene aggiunta la sede del server dati di Francoforte per garantire un lavoro più fluido agli utenti in Europa.
L'interfaccia RTL

In ONLYOFFICE DocSpace 2.0, puoi abilitare le lingue RTL per l'interfaccia in modalità beta. Se hai trovato un bug, segnalalo tramite il forum o contattaci all'indirizzo [email protected].

Dove trovarlo: Il mio profilo -> Lingua

Figura 7

Ottieni ONLYOFFICE DocSpace 2.0

L'ultimo aggiornamento è già disponibile per ONLYOFFICE DocSpace Cloud. Per provare tu stesso tutte le nuove funzionalità implementate, Accedi al tuo DocSpace oppure CREA UN ACCOUNT gratuito se sei nuovo su ONLYOFFICE DocSpace.