In questo articolo, parleremo di ONLYOFFICE DocSpace, una piattaforma di co-working che estende ulteriormente le svariate funzionalità della suite di produttività open source ONLYOFFICE da cui deriva, quest'ultima una validissima alternativa alle più popolari automation office esistenti al mondo quali Google Workspace, Microsoft 365, Iwork, Oracle Open Office ed altre. DocSpace consente la gestione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni e moduli digitali da parte di utenti situati in luoghi differenti, gestendo l'interazione in sicurezza tra colleghi, clienti e fornitori, favorendo e semplificando il lavoro a distanza, tramite stanze virtuali con permessi d’accesso preconfigurati. Progettata e realizzata dagli sviluppatori dell'Ascensio System SIA, azienda con sede principale a Riga, Lettonia, leader nel campo IT. DocSpace è basata sul concetto di stanze virtuali, una sorta di spazi speciali che permettono di connettere persone e documenti, includere utenti con vari livelli di accesso, e gestire file di ogni tipo, il tutto mantenendo la più totale sicurezza su qualsiasi contenuto.
Introduzione
ONLYOFFICE DocSpace è un'ottima soluzione per le collaborazioni documentali tra utenti a distanza, fornendo una vasta serie di servizi atti a migliorare la produttività lavorativa di ogni giorno. In un mondo dove il lavoro di squadra rende vincente un team, l'utilizzo di una valida suite di produttività diventa fondamentale per semplificare, velocizzare e ottimizzare i flussi di lavoro presenti nel management aziendale. Vediamo che finché le azioni lavorative rimangono circoscritte nello stesso stabile le collaborazioni sono relativamente semplici, i problemi nascono quando le interazioni tra utenti si presentano in luoghi esterni all'azienda. Ed è qui che ci viene in aiuto DocSpace, un solido alleato della produttività a distanza. Con un sistema basato su stanze virtuali, mette a contatto persone fisicamente locate in luoghi diversi, permettendo di mettere in condivisione, in tempo reale un qualsiasi tipo di documento, tali documenti possono essere documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, PDF e altro, permettendone l'editazione, la modifica, il salvataggio, o l'immissione di commenti, tutto questo può essere fatto da più utenti contemporaneamente. Anche le comunicazioni risultano essere in tempo reale tramite una chat integrata e tramite chiamate audio e video. Le stanze sono attualmente disponibili in due versioni che sono stanze di collaborazione e stanze personalizzate. In queste aree è possibile invitare collaboratori e concedere ad essi vari livelli di accesso. I livelli di accesso hanno ruoli ben definiti, i cui disponibili sono: amministratori, utenti esperti, editor, visualizzatori, commentatori, revisori, e compilatori di moduli. Il co-editing può essere presentato in tempo reale o blocco di paragrafi. Il sistema tiene anche traccia delle modifiche, ed è presente anche un servizio di autosalvataggio. I file sono conservati su un cloud di Amazon, conferendo ai documenti un elevato grado di sicurezza, tuttavia, è possibile utilizzare per effettuare il backup dei dati anche cloud di terze parti come Dropbox, Onedrive, Google drive e altri. La piattaforma è presente sia nel cloud che lato server, avendo a disposizione in quest'ultima soluzione la possibilità di usare sia server Linux che server Windows. DocSpace è utilizzabile su ogni device come Windows, MacOS, Linux, Android e IOS, ed è utilizzabile in un qualsiasi momento della giornata. La piattaforma è inoltre conforme al GDPR garantendo un'elevata riservatezza dei dati.
Creare account gratuito
Vediamo ora come creare un account per poter utilizzare le funzionalità di DocSpace. Per prima cosa, dobbiamo accedere al portale tramite l'indirizzo https://www.onlyoffice.com/it/docspace.aspx. Una volta entrati, ci troveremo nella homepage del sito (vedi Figura 1).
Figura 1: Home page del portale di DocSpace
Al centro pagina troviamo un field con un bottone arancione con la label "CREA ACCOUNT GRATUITO". Premendo il bottone verremo catapultati in una pagina di registrazione, dove ci verranno proposti dei campi, alcuni di essi sono obbligatori. Nel form ci verranno richieste delle informazioni personali che serviranno a creare l'account (Figura 2).
Figura 2: Pagina di registrazione
Una volta compilati i campi correttamente, possiamo premere il bottone crea, ed ecco che verremo indirizzati direttamente dentro la dashboard di DocSpace, pronti per iniziare il nostro lavoro e le nostre collaborazioni (Figura 3).
Figura 3: Dashboard di DocSpace
Accenno a Onlyoffice
ONLYOFFICE, oltre che gestire i più comuni servizi delle generiche suite di produttività, come la gestione di documenti, elaborazione di fogli di calcolo, creazione di presentazioni, gestione di email, gestione DBMS e gestione CRM, offre una serie di funzionalità aggiuntive, maggiori servizi e piena compatibilità con altri sistemi, senza assolutamente trascurare l'importante aspetto della sicurezza. La suite di produttività ONLYOFFICE con l' ausilio di una moltitudine di tool presenti nel proprio insieme, rappresenta un valido ed efficace supporto a privati, professionisti e aziende per gestire l'attività lavorativa, migliorando e velocizzando la produttività sia a scopo aziendale che a scopo personale. ONLYOFFICE mette a disposizione sotto un'unica e semplice interfaccia grafica comune svariati applicativi, che rendono il flusso di lavoro più fluido e ordinato tramite la digitalizzazione dei documenti e un fondamentale supporto per la loro creazione, modifica, conservazione e condivisione. Tra le funzionalità base messe a disposizione da questa automation office troviamo editor per la creazione di documenti di testo, editor per la gestione di fogli elettronici, editor per la creazione di presentazioni, funzioni per la gestione delle email complete di contatti e calendario, un DBMS e anche un CMR per la gestione dei clienti. Con ONLYOFFICE è anche possibile creare e modificare PDF, convertire documenti in markdown e HTML, è possibile trasformare libri in ebook, generare moduli compilabili e generare testi con l'utilizzo dell'AI. E' anche possibile effettuare sincronizzazioni con gli account di supporti quali Google drive, Dropbox, Onedrive, Nextcloud, Box, SharePoint, e altri ancora. Con la funzione collabora è anche possibile editare documenti in tempo reale da più parti, mettendo in collaborazione due o più utenti nello stesso momento favorendo il lavoro a distanza.
Le stanze virtuali
Come accennato in precedenza, la piattaforma DocSpace basa la gestione dei documenti e la collaborazione tra utenti tramite l'utilizzo di stanze virtuali. Queste stanze sono degli ambienti interattivi costituiti da regole di accesso e autorizzazioni predefinite in cui gli utenti possono invitare colleghi, partner, fornitori, e altre categorie di persone a partecipare alla gestione di documenti, collaborando in sicurezza e comunicando tra loro in modo semplice e veloce, potendosi confrontare in tempo reale per mezzo di supporti di messaggistica. Alle stanze vengono assegnati ruoli, compiti, permessi e ambiti d'azione ben precisi. Gli ambiti di accesso si dividono in otto livelli gerarchici, essi sono: amministratore della stanza, utente esperto, editore, recensore, commentatore, riempimento moduli e visualizzatore. Le stanze virtuali si dividono in due tipi: le stanze di collaborazione e le stanze personalizzate.
Le stanze di collaborazione si usano per creare e gestire documenti in collaborazione in tempo reale, permettendo di monitorare le modifiche, avendo la possibilità di editare contemporaneamente un documento. In questo tipo di stanze è possibile comunicare direttamente tra utenti tramite chat dedicate oppure utilizzando sistemi esterni quali Telegram, Rainbow, Zoom, Jitzi, messi in comunicazione con la piattaforma tramite appositi plugin. Le stanze di collaborazione dispongono di un limitato ambito di ruoli, ristretto ad amministratore, utente esperto, editor e visualizzatore.
Le stanze personalizzate si usano per usi più specifici, applicando le proprie impostazioni e utilizzandole per un proprio scopo personalizzato. In questo caso è possibile gestire file e permessi con impostazioni flessibili in base alle necessità. Nella stanza personalizzata si hanno a disposizione più diritti di accesso quali amministratore della stanza, utente esperto, editore, compilatore di moduli, recensore, commentatore e visualizzatore. Oltre alla definizione di determinati ruoli, privilegi e permessi, il sistema a stanze ha un altro punto di forza molto importante basato sulla gestione dei documenti simultaneamente tra gli utenti. Le modalità di co-editing possono essere in tempo reale dette anche fast mode e a blocco dei paragrafi detta anche strick mode.
La modalità in tempo reale è molto semplice da applicare. Basta scegliere un documento su cui lavorare in team, crearvi un apposito collegamento e spedirlo ai collaboratori desiderati. Una volta ricevuto il link, gli utenti interessati potranno iniziare a lavorare in maniera simultanea su quel documento, potendo anche comunicare tra loro in tempo reale.
La modalità a blocco di paragrafi consiste nel bloccare l'abstract del documento su cui stai lavorando, di conseguenza nessuno potrà vedere cosa si sta digitando finché il documento non verrà salvato. Si potrà vedere quali parti del documento si stanno modificando e quali oggetti sono stati bloccati, ma non si potrà vedere cosa si sta facendo esattamente finché non viene eseguito il salvataggio.
Come creare una stanza virtuale
La procedura per creare una stanza virtuale è abbastanza semplice e richiede veramente pochi passaggi. Per prima cosa, accediamo alla dashboard di DocSpace, e clicchiamo sul bottone Nuova stanza (New room), in alternativa possiamo cliccare sul "+" che troviamo sopra la lista delle stanze virtuali (Figura 4).
Figura 4: Dashboard di DocSpace con lista di stanze virtuali
Nella pagina, nella parte a destra apparirà un menu a comparsa che ci chiederà che tipo di stanza vogliamo creare (Figura 5). Come abbiamo detto in precedenza, ci vengono messe a disposizione due categorie: le stanze di collaborazione e le stanze personalizzate.
Figura 5: Il menu a comparsa a destra ci chiede di scegliere un tipo di stanza
Una volta effettuata la scelta, sempre nel menu a comparsa ci verranno richiesti alcuni dati (Figura 6), come il nome della stanza, eventuali tag, e la possibilità di mettere un'icona identificativa. Al termine della compilazione possiamo premere il pulsante crea (create) posto in fondo alla pagina per poter creare e accedere alla stanza virtuale.
Figura 6: Definizione di alcuni dati della stanza
All'interno della stanza virtuale (Figura 7) possiamo iniziare a creare o importare i vari documenti, definire permessi e invitare i collaboratori, oppure possiamo tornare nel main della dashboard e creare nuove stanze.
Figura 7: La stanza virtuale
La sicurezza
Un aspetto molto importante che sicuramente DocSpace non trascura è quello della sicurezza, fornendo una vasta gamma di soluzioni per proteggere i propri utenti e i propri documenti dalle varie minacce presenti sul web. Nel suo insieme supporta le varie funzionalità base di protezione, in più è presente un'area dove è possibile personalizzare servizi aggiuntivi (Figura 8).
Figura 8: Impostazioni personalizzate di sicurezza
Funzionalità di sicurezza generiche
DocSpace protegge informazioni e dati personali rispettando il regolamento del GPDR utilizzando lo standard di crittografia AES-256, leader del settore per proteggere i dati sensibili inattivi. In transito, il traffico viene crittografato con il protocollo HTTPS.
Impostazioni di sicurezza
Come mostra la Figura 8 nell'area di impostazioni di sicurezza sono presenti tre schede: Accesso a DocSpace, Cronologia accessi e Audit trail. Nella prima scheda Accesso a DocSpace è possibile settare alcune utili impostazioni, come ad esempio la possibilità di definire dei requisiti obbligatori per poter creare una password efficace, ad esempio impostando una lunghezza minima, oppure utilizzando caratteri obbligatori come numeri, simboli e maiuscole. Un'altra opzione molto importante può essere data dall'impostazione a due fattori, questa funzione si basa sul fatto che al momento dell'autenticazione, oltre a dover inserire la normale password, il sistema richieda un codice inviato via sms al cellulare dell'utente. E' anche possibile impostare l'utilizzo di mail provenienti da fonti sicure, l'accesso solo da determinati indirizzi IP e il tempo di una durata di sessione di lavoro. Nella seconda scheda Cronologia accessi vi è presente un servizio che mostra l'elenco di tutti i tentativi di accesso fatti dagli utenti, sia quelli riusciti che quelli no. Mostrando la data, l’ora, il dispositivo, la posizione da cui è avvenuto l’accesso. La terza scheda Audit trail è una registrazione di tutte le ultime azioni eseguite dagli utenti di DocSpace.
Come accedere alla pagina delle impostazioni di sicurezza
Per accedere alla pagina di impostazione di sicurezza bisogna cliccare l'icona con i tre puntini a fianco del nome dell'utente, in basso a destra della pagina (Figura 9).
Figura 9
Selezionare DocSpace Setting nella finestra pop-up come in Figura 10. Da lì, si verrà reindirizzati in una pagina dove dal menu di sinistra si dovrà scegliere la voce security, in seguito apparirà la pagina desiderata (Figura 8).
Figura 10
Conclusioni
Le moderne richieste produttive aziendali a livello manageriale necessitano di flussi di lavoro fluidi ed efficaci, per sostenere tali richieste gli operatori dispongono di particolari tool che li sostengono durante le operazioni lavorative. Questi tool vengono raggruppati in pacchetti detti suite di produttività, dove con un semplice click si può passare da un ambiente all'altro, dove tutti i software hanno una stessa licenza, dove tutti i software hanno una stessa user experience di base. Sicuramente, ONLYOFFICE è una più che ottima risposta a tutte le esigenze che il mercato odierno richiede, e con l'avvento di DocSpace questa piattaforma dispone di una marcia in più rispetto ad altre realtà. L'ausilio delle stanze virtuali risulta essere una scelta vincente, enfatizzando le collaborazioni tra persone sia che siano a distanza sia che siano in ambiti vicini. Nei prossimi articoli proseguiremo il nostro viaggio nell'esplorazione di altri aspetti di questo eccezionale ambiente di lavoro virtuale.
